Cuáles son las características del mejor servicio de email corporativo posible

Desde que ofrecemos SERVIDORES DE EMAIL CORPORATIVO (ya van más de 22 años de esto), fuimos encontrando distintos tipos de desafíos, la mayoría de ellos no sólo ligados a temas técnicos, sino en este caso a aspectos de usuarios "personas", cada uno con necesidades, que fueron ayudando a la configuración de perfiles habituales, dispositivos utilizados para el email, aspectos de seguridad, manejo de AntiSpams, resguardos de mensajes, migraciones de cuentas y mensajes, reputación de los @dominios, etc etc.

Este contexto permitió la posibilidad de mostrar información de nuestra propuesta para email corporativo, a detallarse en gran parte de esta nota.

Cómo son nuestros planes de EMAIL CORPORATIVO por dentro? Qué casos se suelen pesentar?

• Cuántas cuentas de usuarios "persona" se estima que existirán
• Cuántas cuentas genéricas como por ejemplo info@, administracion@, facturacion@ se estima que existirán
• Estimar la sumatoria total de cuentas, y cuál sería la tasa semestral de creación de nuevas cuentas
• Alguna de las cuentas necesitará enviar mail masivo algun día del mes?
• De las cuentas definidas, se debería poder aproximar el tipo de acceso:
• Cantidad que operará email únicamente en programas clientes POP3 o IMAP como OUTLOOK Y THUNDERBIRD. Estos usuarios asumirán el almacenamiento de mensajes del lado del servidor siempre los últimos 15 días, y ilimitado en su propia PC
• Cantidad que operará email en programas clientes POP3 o IMAP como OUTLOOK Y THUNDERBIRD y además periódicamente via WEBMAIL (ejemplo típico para usuarios viajeros)
• Cantidad que operará email únicamente via WEBMAIL (ejemplo típico para usuarios muy viajeros)
• Se comenzará desde cero, o desde una MIGRACIÓN? Las migraciones de e-mails son proyectos en sí mismo.
  Leer más sobre servicios de MIGRACIÓN DE EMAILS »
• Otros datos relevantes iniciales: Cuál será el @dominio? Se podrá apuntar a nuestros DNS o se deberá modificar la DNS ZONE actual? Qué persona de la empresa será el interlocutor para tratar temas técnicos con webmatter

• PC y NOTEBOOKS VIA POP3 O IMAP
  Las configuraciones de cuentas en PC y Notebooks de la empresa, sean locales o remotas, deberían considerarse como primarias: estas cuentas de tipo POP3 son las que almacenarán el historial de largo plazo de los mensajes. Normalmente como parte de esta configuración, se asegura que del lado del servidor de email en la nube, la cuenta sólo deje almacenados los últimos 15 días. Esto aporta beneficios: limita la posibilidad de almacenamiento de código "malware" en el servidor, agiliza el funcionamiento del servidor de emails, y ahorra espacio de disco del plan contratado. En los casos en que estos 15 días quisiesen extenderse simplemente se define al comienzo de la contratación para que se asigne un espacio de disco más extendido y amplio que el habitual.
• PC y NOTEBOOKS via Webmail
  Si esta es la única via de conexión al servidor de mail, estos casos necesitarán que se almacene el historial completo de mensajes del lado del servidor siempre.
• Dispositivos adicionales: CELULARES, TABLETS, ETC
  Estas conexiones POP3 serán de tipo "copia": los mensajes recibidos podrán eliminarse, ya que existiran siempre en la versión oficial recibida en pc o notebook o webmail

Hoy en día una buena solución para seguridad en emails tiene que estar en constante equilibrio, sabiendo que se trata de un sistema que tendrá como objetivo principal:

• Asegurar que aquello que sirve, o sea los mensajes válidos enviados, lleguen a destino sin inconvenientes
• Asegurar que aquello que sirve, o sea los mensajes válidos a recibir, se reciban sin inconvenientes
• Asegurar que aquello que no sirve, o sea el "correo basura", sea filtrado en su totalidad
• Asegurar que aquello que crea daños como virus y malware, sea eliminado en su totalidad

					NIVEL 5: PC DEL USUARIO Esto abarca todo lo correspondiente a la pc del usuario: Operación y filtros en Outlook, Antivirus de pc que actue sobre emails, etc.
				NIVEL 4: FILTROS EN PANEL DE CONTROL Y WEBMAIL Cuando entregamos servidores de email a clientes, una pieza clave será el panel de autogestión. Un usuario administrador podrá crear filtros a modo general, que permita aplicar un único criterio a todas las cuentas a la vez, como el caso de bloquear un dominio. Tambíen cada usuario podría aplicar lo mismo en su Webmail personal.
			NIVEL 3: ANTIVIRUS y ANTISPAMS DEL PANEL Este nivel comprende el software de seguridad que suele estar provisto junto al panel de autogestión del cloud server o dedicado. Como antivirus y detección de malware uno muy popular es ClamAV. Para el caso de protección de emails, debería estar presente un componente como Amavis. Y para anti-spam SpamAssasin.
		NIVEL 2: FIREWALLS Todo servidor de email se econtrará en un entorno, de acuerdo a su sistema operativo, que permita aplicar bloqueos en la conectividad para su seguridad. En nuestro caso consideramos que debería haber 2 firewalls trabajando: uno a modo general (ejemplo CSF Firewall), y uno con más ajustes para email como el caso de fail2ban.
	NIVEL 1: SERVIDOR DE EMAIL Este nivel comprende las configuraciones aplicadas directamente sobre el servidor de email. En nuestro caso, en mail servers establecidos como Postfix, Exim, MailOne y Exchange solemos configurar la primera barrrera de seguridad siempre teniendo en cuenta que no debe perjudicarse a mensajes que sí deben recibirse.

En este cuadro se resumen los 5 niveles para poder aplicar lo que consideramos la emjor estrategia posible de anti-spam.

	NIVEL 5: PC DEL USUARIO Esto abarca todo lo correspondiente a la pc del usuario: Operación y filtros en Outlook, Antivirus de pc que actue sobre emails, etc.
	NIVEL 4: FILTROS EN PANEL DE CONTROL Y WEBMAIL Cuando entregamos servidores de email a clientes, una pieza clave será el panel de autogestión. Un usuario administrador podrá crear filtros a modo general, que permita aplicar un único criterio a todas las cuentas a la vez, como el caso de bloquear un dominio. Tambíen cada usuario podría aplicar lo mismo en su Webmail personal.
	NIVEL 3: ANTIVIRUS y ANTISPAMS DEL PANEL Este nivel comprende el software de seguridad que suele estar provisto junto al panel de autogestión del cloud server o dedicado. Como antivirus y detección de malware uno muy popular es ClamAV. Para el caso de protección de emails, debería estar presente un componente como Amavis. Y para anti-spam SpamAssasin.
	NIVEL 2: FIREWALLS Todo servidor de email se econtrará en un entorno, de acuerdo a su sistema operativo, que permita aplicar bloqueos en la conectividad para su seguridad. En nuestro caso consideramos que debería haber 2 firewalls trabajando: uno a modo general (ejemplo CSF Firewall), y uno con más ajustes para email como el caso de fail2ban.
	NIVEL 1: SERVIDOR DE EMAIL Este nivel comprende las configuraciones aplicadas directamente sobre el servidor de email. En nuestro caso, en mail servers establecidos como Postfix, Exim, MailOne y Exchange solemos configurar la primera barrrera de seguridad siempre teniendo en cuenta que no debe perjudicarse a mensajes que sí deben recibirse.

En este cuadro se resumen los 5 niveles para poder aplicar lo que consideramos la emjor estrategia posible de anti-spam.

• Cuentas con Reenviadores de por vida
  Se configuran reenviadores que mantendran el reenvío para siempre hacia otra cuenta, sea o no del mismo servidor. Al configurar esto se deberá saber si los mensajes recibidos quedarán o no guardados en la cuenta.
• Cuentas que sólo puedan enviar a correos del @dominio propio
  Restricción para enviar hacia otros @dominios
• Cuentas que sólo puedan enviar a correos de un @dominio externo puntual
  Restricción para enviar hacia un @dominio externo
• Cuentas que sólo puedan enviar a correos de unos pocos @dominio externos puntuales
  Restricción para enviar hacia @dominios externos puntuales
• Cuentas que sólo puedan enviar a una dirección de correo puntual
  Restricción para enviar hacia una dirección exacta
• Cuentas que sólo puedan recibir y no enviar
  Restricción para enviar, no se podrá hacerlo hacia ningun destinatario
• Cuentas de tipo "no-responder" (no-reply)
  Restricción para recibir, sólo pueden enviar hacia cualquier destinatario

• Panel cPanel para emails (operado habitualmente por un usuario administrador)
  En este panel se pueden crear, modificar o eliminar cuentas de usuarios, asignar contraseñas, crear reenviadores, crear auto-respondedores, aplicar filtros anti-spam por cuenta, aplicar filtros anti-spam por grupo de cuentas, leer las instrucciones para configurar cuentas en programas, tanto con o sin seguridad SSL.


• Panel SMTP CONTROL CENTER (operado habitualmente por un usuario administrador)
  Es un panel muy abarcativo creado por webmatter hace años, el cual es extendido y optimizado periódicamente.
  Entre otras funciones este panel permite:
  • Creación y gestión de cuentas de email para el dominio
  • Monitorear Mail Queue de Salida (cola de salida en vivo de los emails)
  • Dentro de Mail Queue de Salida, si hay casos de deferred analizar los dominios destino con los cuales se esta teniendo inconvenientes
  • Control de Correos Rebotados (analizar cada rebote: dirección invalida, casilla llena, filtro antispam, etc)
  • Actividad del SMTP (analizar: emails enviados, recibidos, etc etc)
  • Estado del SMTP, dominio, ip, y de su Reputación en Internet
  • Descargar Logs del SMTP: si la aplicación desde la cual envían correos es incompleta respecto a la información de los emails exactos enviados,
  el log sirve para mostrar la información en crudo de lo ocurrido en el servidor de salida de emails, ejemplo: buscar una dirección puntual de email para ver si salió o no. Cuando un correo sale correctamente, en esa fila del log se muestra al final el código 250 para ese disparo puntual.
  • Mail explorer -> actividad de cada cuenta, vistazo de mensajes
  • Estadísticas de envíos por dirección, destinos, etc
  • Abajo del menu cuentan con una ayuda explicativa de cada item
  Para leer más sobre SMTP CONTROL CENTER, click aquí.


• Configuraciónes dentro del WEBMAIL (operado habitualmente por un usuario administrador y/o usuarios finales)
  Si bien las cuentas de email son operadas generalmente en programas para POP3 como Outlook y THunderbird, el Webmail permitirá realizar algunas configuraciones dando cierta flexibilidad en algunas funciones:
   :: Cambio de contraseña de la cuenta
   :: Creación de filtros anti-spam propios
   :: Agregado de @dominios externos de confianza


• Configuraciones dentro de programas como Outlook y Thunderbird (Casos variados, mixtos)
  Los programas como Outlook y Thunderbird presentan ciertas particularidades que hacen que sean siempre caso por caso: por ejemplo las versiones de Outlook de los ultimos 15 años varían muchísimo entre sí, lo cual implica que en determinadas situaciones para ayudar al usuario final nos conectamos via "Anydesk" para aplicar una determinada configuración.
  Estas tareas también pueden realizarse en muchos casos por el usuario administrador.
  En cambio el usuario final en estos prorgamas suele cubrir aspectos de pantalla, formatos gráficos, agenda de contactos, etc.

• Cuando se envían mensajes a múltiples destinatarios, normalmente ese registro se muestra, y se va viendo como se va disparando a cada uno de los destinatarios
• Cuando un e-mail es frenado por el servidor destino por algun motivo (por ejemplo retención temporal por casilla llena), esta información se verá en la sección de emails retenidos de la cola de salida
• Si un virus se adueñara de una cuenta de email del servidor por ejemplo porque el usuario aplicó una contraseña poco segura, la actividad del virus suele ser de disparo masivo de mensajes. Esto se reflejará al instante en la cola de salida, y mostrará info útil para detenerlo.

• Estado del SMTP (info provista en línea por MxToolbox)
• Reputación IP en Talos (Cisco)
• Reputación Dominio (SpamHaus)
• Reputación IP (MxToolbox)
• Reputación IP (SpamHaus)

• Rebotado por dirección INVALIDA: dirección destino inexistente o mal escrita
• Rebotado por CASILLA LLENA: dirección destino con espacio de casilla colmado, habitual en direcciones abandonadas por el usuario
• Rebotado por SPAM: dirección destino con un alto nivel de antispam activo, lo que no permitio llegar a destino
• Rebotado por PROBLEMA de DNS o DOMINIO: habitual cuando el dominio de la dirección destino ya no existe, o fue abandonado, o no tiene red disponible para recibir mensajes
• Motivo NO DISPONIBLE: No se pudo establecer con exactitud el motivo del rebote: