Migración de Emails

PASOS Y OPCIONES QUE INCLUYE EL SERVICIO DE MIGRACION DEL SERVIDOR Y CUENTAS DE EMAIL DE UN DOMINIO

Frecuentemente se nos consulta (y tambien contrata) por servidores de email para cuentas de @dominio propio, a partir de la necesidad de trasladar un sistema de usuarios existente hacia una solución propuesta.

Aquí detallamos cuáles son las cuestiones que surgen a partir de esta necesidad: opciones, alternativas, niveles de costos, etc.

Para que la descripción sea lo más clara posible, planteamos un escenario ejemplo de un dominio con 50 usuarios, asumiendo que se trata unicamente de uso de email standard simple, estimando 45 de personas y 5 genéricas como info@ y administracion@. O sea cuentas que no sean para uso masivo a miles de destinatarios en simultáneo.

A CONTINUACIÓN DESARROLLAMOS LOS PASOS HABITUALES DE UNA MIGRACIÓN

1. Decidir la arquitectura del servicio y servidor nuevo a contratar

Segun el caso y el presupuesto que se cuente, será importante que se empiece evaluando y decidiendo cuál será el tipo de servicio de email futuro a implementar.
Descartaremos aquí casos de servidor interno empresarial como por ejemplo Microsoft Exchange, ya que nosotros nos dedicamos unicamente a casos que se basen en plataformas en la nube.
Lo primero que aclaramos es que como solución cloud, nuestra propuesta suele ser evaluada ante otra posibilidad que es contratar servicios ofrecidos por grandes empresas de alcance internacional como Amazon, Google, Microsft, etc.
Por eso cabe aclarar que se deberían entender bien algunas diferencias de base:
Si bien en esos casos los procesos de resguardo y backup en la nube serán siempre altamente confiables y auto-administrables, la desventaja es que estas empresas para presupuestar una solución de mail corporativo suelen contabilizar multiplicando las "licencias de usuario (cuentas @dominio)" entonces el costo será siempre alto y en dólares, lo cual podría generar una inversión desmedida para muchos casos.
Otra desventaja de estas opciones es que el soporte no suele ser personalizado y al instante, sino que implicará seguir pasos como la creación de tickets, comunicarse en inglés, etc

Hoy en día las opciones más habituales que involucren a una solución cloud ofrecida por webmatter son:

Servidor y solución 100% en la nube

Esta opción se basará en tener toda la gestión y almacenamiento de emails en la nube.

Los recursos de servidor como memoria y espacio deberían ser estimados en esta instancia. De acuerdo a esto, el tipo de inversión podría ser de nivel medio o bajo, y en moneda local.

Estaría en niveles alrededor de 5 veces menos a la inversión descripta en el párrafo introductorio.

Esta opción suele incluir un backup semanal como parte del servicio, en un segundo servidor en la nube.

Ventaja en nuestro caso: el soporte es personalizado y al instante via telefono, whatsapp, chat

Otra ventaja en nuestro caso: Se entregan 2 paneles: el panel habitual para gestión de cuentas de email tipo cPanel, y además el panel SMTP CONTROL CENTER que permitirá seguir de cerca todo lo ocurrido relacionado al servidor de email: correos rebotados, reputación del servidor, cola de salida de emails, uso de cada cuenta, logs, etc

Servidor en la nube utilizando cuentas POP3 (la más contratada actualmente a nosotros)

Esta opción también se basará en tener toda la gestión y almacenamiento de emails en la nube, pero asumiendo que los mensajes almacenados en la nube corresponderan a un período acotado reciente, por ejemplo: los ultimos 15 días, o los últimos 30 días.

Los recursos de servidor como memoria y espacio serán reducidos en este caso, por lo cual esta opción es por lejos la más económica posible, y en moneda local.

Estaría en niveles alrededor de 10 veces menos a la inversión descripta al inicio.

Esta opción implicará establecer una política de resguardos en las pc de la empresa, ya que el historial de mensajes a largo plazo se tendrá en cada una de las pc o dispositivos a utilizar.

Ventaja en nuestro caso: el soporte es personalizado y al instante via telefono, whatsapp, chat

Otra ventaja en nuestro caso: Se entregan 2 paneles: el panel habitual para gestión de cuentas de email tipo cPanel, y además el panel SMTP CONTROL CENTER que permitirá seguir de cerca todo lo ocurrido relacionado al servidor de email: correos rebotados, reputación del servidor, cola de salida de emails, uso de cada cuenta, etc

2. Creación de cuentas en el nuevo servidor

Si bien la migración de mensajes implicará tareas de exportación/importación desde el sistema actual hacia el nuevo, en el caso de las cuentas, lo ideal será crearlas manualmente, accediendo por IP al nuevo panel.

El acceso nuevo en esta instancia será "por IP" porque el dominio de la firma por ahora seguirá apuntando al ambiente que se está por abandonar.

Lo ideal será aprovechar esta etapa para aplicar contraseñas de tipo seguro, haciendo que aquellos usuarios que no respetaban esto, pasen a comprender la importancia y necesidad.

3. Migración de Mensajes de Email

Para la migración de mensajes, y tambien de otros componentes como el caso de agendas de contactos y filtros anti-spam específicos, será importante saber si a futuro se trabajará o no utilizando cuentas POP3, ya que esto será un condicionante para saber cómo avanzar en la migración.

3.1. Utilizando CUENTAS POP3

Si se implementarán cuentas POP3 en el nuevo servidor, lo habitual es para cada una de las cuentas, asegurarse establecer una conexión POP3 en el server actual de modo de descargar todo el historial de mensajes en las pc o notebooks de los usuarios.

Las herramientas POP3 más populares son: MS Outlook, Mozilla Thunderbird, conexión POP3 desde GMAIL, y para los celulares la utilización de una aplicación como MyMail.

3.2. WEBMAIL en la nube

Suponiendo que solo se utiliza el webmail en la nube, en ese caso, para cada cuenta se deberá aplicar un proceso de EXPORTACION de mensajes del sistema actual, y IMPORTACION de los mismos en el entorno futuro.

Tambien existe la posibilidad de realizar algunas de estas tareas de modo más técnico accediendo via ssh a cada server, y realizando copias de archivos de mensajes, esta posibilidad está dentro de los servicios que prestamos actualmente, y muchas veces permitiran ahorrar tiempo en las migraciones.

Aplicaciones de Webmail como Roundcube traen incluidas funciones de exportación/importación de mensajes y contactos

4. Configuración de Registros DNS del dominio

Una vez que se ha realizado la migración de cuentas y mensajes, se deberá configurar todo lo relacionado a DNS para el dominio en cuestión.

Aquí suelen existir 2 posibilidades:

4.1. Mantener mismos DNS

Al mantener los mismos servidores DNS, desde webmatter asistimos registro por registro indicando la nueva configuración, para que la persona que tenga las credenciales del panel tipo cPanel pueda editar en la Zona DNS del dominio en cuestión. Al avanzar con esta acción se realizará una grabación real de los registros DNS involucrados en la migración y a los pocos segundos los cambios se podrán revisar en internet, mediante herramientas online como MxToolbox

4.2. Apuntar dominio hacia los DNS de webmatter

Se delega el dominio hacia nuevos DNS: en nuestro caso solemos indicar 2 o 3 servidores DNS para que directamente apunten el dominio, y una vez delegado y refrescado se probará cada registro mediante herramientas online como MxToolbox

5. Configuraciones y Pruebas para garantizar el funcionamiento del nuevo sistema de Emails

Checklist para la instancia de pruebas, usual cuando gestionamos migraciones contratadas:

En la migración, se consideró tener todas las contraseñas de cuentas con formato ultra-seguro?
Funciona la conexión POP3 de cada casilla, sin SSL standard con puerto 25 o 587?
Funciona la conexión POP3 en pc o notebook con programa cliente de email como Outlook o Thunderbird?
Funciona la conexión POP3 en celular con programa cliente de email como por ejemplo myMail?
Funciona la conexión POP3 de cada casilla, con SSL y puerto 465?
Funciona la conexión POP3 con SSL en pc o notebook con programa cliente de email como Outlook o Thunderbird?
Funciona la conexión POP3 con SSL en celular con programa cliente de email como por ejemplo myMail?
Funciona el acceso WEBMAIL de cada casilla mediante url con SSL y https?
Si fueron migrados, se encuentran todos los mensajes de email en el nuevo servidor?
Se establecieron reglas claras para los mensajes del lado de la nube respecto a cuántos días recientes se tendrán almacenados allí?
Los usuarios saben que cuentan con el WEBMAIL como mecanismo alternativo para el uso de su cuenta?
Se establecieron reglas claras para el manejo ANTI-SPAM, de modo de asegurar que llegue todo lo correspondiente y no llegue correo basura?

Qué variantes de contratación suelen presentarse al tener que realizar una MIGRACIÓN DE EMAILS?

Cada proyecto de cambio de servidor de email presenta su propia situación.

Hay casos en los cuáles este cambio no presenta un costo de migración. Esto se da habitualmente cuando son pocas cuentas, y se ha descargado el historial de mensajes en conexiones tipo POP3 sin ninguna complicación.

Por otro lado, las migraciones más complejas son aquellas que presentan una gran cantidad de cuentas (casillas @dominio), y más aun si se requiere recrear una servidor del lado de la nube.

Nuestras cotizaciones de proyectos de MIGRACIÓN suelen depender de estas variables:

Cantidad de cuentas de email (casillas @dominio)
Necesidad o no de recrear el almacenamiento de mensajes de email del lado de la nube
Necesidad o no de recrear el almacenamiento de contactos de cada casilla del lado de la nube
Necesidad o no de recrear el almacenamiento de filtros anti-spam de cada casilla del lado de la nube

En las migraciones de emails contratadas solemos asistir a los clientes con herramientas como Anydesk o Team Viewer para llegar al máximo nivel de detalle en las configuraciones y pruebas mencionadas.

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