Preguntas y Respuestas sobre Emails - Parte 1

Recopilamos varias PREGUNTAS-RESPUESTAS que en los últimos años fueron surgiendo de parte de clientes e interesados en nuestros servicios. Aquí van las primeras 5. Próximamente seguiremos publicando más P/R como parte de esta serie.
 
 

  P   "Por qué me rebotó esta dirección de email, si es correcta?"

• REPUTACIÓN DE LA DIRECCIÓN ORIGEN
  Lo más habitual en un caso así en el cual la dirección de e-mail existe y es válida, es que el servidor de e-mail y dominio origen están teniendo un problema de REPUTACIÓN, el cual hace que el anti-spam del servidor del destinatario rechace el mensaje y sea devuelto con un código de error.
  Este problema podría ser de naturaleza técnica, por ejemplo si se ha omitido configurar algún registro o dato de importancia en el servidor de email (ej: DKIM, SPF, DMARC, REVERSO IP, HOSTNAME, PTR).
  También podría darse por haber enviado una alta carga de mensajes a ese servidor sin pausa entre los emails disparados, lo cual también deteriora la reputación.


• ASUNTO Y TEXTO DEL MENSAJE
  Hay algunas premisas que conviene considerar en los mensajes de emails hoy en día para evitar el rechazo de los antispams de los destinatarios. Por ejemplo, no conviene que el texto del asunto este todo en mayúsculas si se ha enviado un mensaje masivo.
  Se debe cuidar que el asunto no contenga palabras sospechosas que sugieran ventas o promoción, sino que se vea como un mensaje informativo o de una operación de usuario como por ejemplo regitración o pago.
  En los textos del mensaje se debería cuidar que no se haya pegado código de programación no visual, por ejemplo de Javascript, el cual generaría rechazo seguro por sospecha de virus.


• VÍNCULOS DEL MENSAJE
  Para cada vínculo, dominio o dirección de correo de un mensaje se deberá cuidar:
  - El vínculo debe ser https, jamás incluir http en un mensaje de email.
  - El dominio incluído en el link o texto del mensaje no debe estar en ninguna lista negra.
  - La ip del dominio incluído en el link o texto del mensaje no debe estar en ninguna lista negra.


• FILTRO ESPECÍFICO CREADO POR EL DESTINATARIO
  El destinatario o su administrador de e-mails, pudo haber creado algún filtro por medio del cual si se cumple determinada condición el mensaje sea rechazado. Por ejemplo la inclusión de un texto puntual en el asunto o como parte del mensaje.


• PROBLEMAS TÉCNICOS DEL DOMINIO DESTINO
  La validación y detección del dominio destino dependerá de la calidad de su configuración de DNS y obviamente que el dominio este vigente. Si en el momento de enviar el e-mail al destinatario su dominio no estuviese disponible, también se generaría un mensaje rebotado: esta situación se detecta en el instante mismo del disparo del e-mail, aunque lo habitual es que el servidor origen realice reintentos hasta confirmar la no disponibilidad del dominio destino.


• PROBLEMAS TÉCNICOS DEL SERVIDOR DE E-MAIL DESTINO
  La validación y detección del servidor de e-mail destino dependerá de la calidad, configuración y disponibilidad de su servidor de e-mail SMTP.
  También dependerá de las configuraciones y disponibilidad de Networking en general: red, proveedor de conexión isp del mail server destino, etc. Si en el momento de enviar el e-mail al destinatario su e-mail y servidor no estuviesen disponibles, se generaría un mensaje rebotado: esta situación se detecta en el instante mismo del disparo del e-mail, aunque lo habitual es que el servidor origen realice reintentos hasta confirmar la no disponibilidad del servidor destino.


• PROBLEMAS TÉCNICOS DE NETWORKING DEL SERVIDOR DE E-MAIL ORIGEN
  Si en el momento de disparar el e-mail, el servidor origen no tuviese una conectividad normal a internet, el correo rebotaría al instante.


• CASILLA DEL DESTINATARIO LLENA
  Si bien hoy en día es menos usual que antes, el caso de una saturación de espacio por mensajes acumulados en el destinatario podría ocurrir. Hoy cuando esto sucede, probablemente se trata de una casilla de email "abandonada" por el usuario.


• ALTO NIVEL DE ANTISPAM EN EL SERVIDOR DESTINO
  A veces sucede que el servidor destino o el mismo usuario adopta un criterio de antispam muy muy alto, el cual puede generar un rechazo. Cuando esto sucede será necesario establecer contacto por otro medio, para avisarle que baje el nivel de protección, ya que el mismo podría ser exagerado y mayor al necesario. Por ejemplo, hay casos en que se permite llegar correos que pertenezcan a contactos previamente creados en su servidor, y hasta que el contacto no exista, el primer email no llegará.

  P   "No sé que pasó pero me desapareció un mensaje de email, dónde puede estar?"

  P   "Estan llegando miles de emails basura extraños y rebotados. Por qué?"

Ejemplo de caos generado por virus que tomó una cuenta de correo normal para enviar miles de correos basura que generan rebotes masivos.

1. DESDE EL PROPIO SERVIDOR DONDE SE ENCUENTRA EL SERVIDOR DE E-MAILS
   Cuando se ha detectado un virus en el mail server, una de las primeras acciones es revisar la "mail queue" (cola de salida/entrada de mensajes) y como segundo paso ejecutar un programa en el server local, por ejemplo realizar un scanneo con clamscan o con programas anti-malware como por ejemplo Maldet.
   Se deberán barrer todas las carpetas del servidor, tanto las relacionadas a mensajes de cuentas de e-mail, como así tambien a las carpetas de páginas web almacenadas en el mismo servidor, si es que existiesen: no olvidemos que una de las variantes más comunes es que usen formularios web para potenciar los disparos de emails.


2. DESDE LAS MÁQUINAS (PC, NOTEBOOKS) DONDE SE ENCUENTRAN CONFIGURADAS CUENTAS DE E-MAIL POP3 O IMAP DEL @DOMINIO
   Si hubiera que hacer un ranking, esta opción se lleva el primer puesto, porque los virus más habituales son aquellos que reusan una cuenta de email de una pc, normalmente configurada en Outlook o Thunderbird. Por eso es sumamente importante hoy en día trabajar con CONTRASEÑAS ULTRASEGURAS, de modo de minimizar el posible accionar de estos virus.


3. VIRUS REMOTOS
   Los virus remotos pueden ser prevenidos por Firewalls que protejan el servidor de e-mail. Pero aquellos más invasivos, pueden combinarse con formularios web que generen un alto volumen de tráfico en poco tiempo, logrando que enseguida se afecte la operatoria del resto de las cuentas de e-mail del servidor.

  P   "Puedo tener una dirección que sea @subdominio.dominio?"

  P   "Qué significa si un email enviado a @gmail.com es rechazado con OverQuota?"