Como enviar mailing masivo desde Outlook sin errores

Es posible enviar mailing masivo desde Outlook? Si. Es lo más habitual? No, porque sólo es aceptable y posible esto cuando se tiene 100% de control sobre el entorno del servidor SMTP de e-mails.

En casos donde se esté muy habituado a usar Outlook en el día a día, y se quiera aprovechar ese conocimiento para darle uso de herramienta de mailing, deberá coordinarse con el proveedor de servidor SMTP de e-mail para que establezca configuraciones del lado del servidor necesarias para llegar a los destinatarios y a la vez mantener una excelente reputación a traves del tiempo.

Por eso cabe aclarar que si la idea fuese utilizar Outlook como herramienta de mailing contando sólo con un servicio de mail básico incluído en un hosting de páginas web, la respuesta sería que "No sería recomendable".

Repasaremos algunos tips que incluyen consideraciones de importancia para poder realizar mailing con MS Outlook.
 
 
 

En qué casos se podría utilizar Outlook para enviar mail masivo? Cómo evitar inconvenientes?

• La lista total se dividirá en bloques de 10 direcciones. Obviamente esta situación no aplica a grandes listas, y sí servirá para listas chicas de menos de 500 destinatarios
• Cada ve que disparo un e-mail a estos 10 destinatarios, el destinatario principal visible sin copia es una dirección propia, por ejemplo la misma dirección origen, y las 10 direcciones del bloque o lote de envío estarán en la sección de COPIA OCULTA (BCC o CCO), de modo de no crear un desparramo innecesaro de direcciones y contactos compartiéndolos sin control
• Se recomienda aguardar al menos 2 minutos entre cada uno de los envíos de lotes
• Tratar de repartir los dominios de destinatarios en los distintos lotes. O sea que no sean los 10 del mismo servidor destino, sino mezclar dominios

• Evitar asuntos ambiguos simples, intentar que sean únicos incluyendo fecha o datos específicos
• Evitar textos recurrentes repetidos, buscar alternar con variantes los textos
• Evitar textos promocionales como "novedad", "oferta", "promoción", etc etc
• Nunca incluir vínculos "http", siempre deberán ser "https"
• Nunca incluir como parte del texto dominios con baja reputación

• Si el envío es abultado en cantidad de destinatarios y las pausas entre mensajes que establece la aplicación que dispara son breves (short delay), esto generará cierta congestión en la cola de salida y se mostrará siempre una lista de mails en la cola de salida.
  Lo ideal es que la aplicación que realiza el disparo de mail y el operador también, sepan que no es bueno que se sumen cientos de emails en la cola, ya que representa que la frecuencia de disparo esta siendo más veloz que la recomendable, y eso puede terminar en una acción de bloqueo y desconfianza por parte de los servidores destino


• Si la casilla del destinatario está llena, en algunos casos el email estará retenido en la cola de salida unas horas, buscando una nueva oportunidad para probar llegar (reintento)


• La más habitual: Servidores destino como yahoo, hotmail y gmail detectan alto volumen desde la misma dirección origen, y entonces crean bloqueos temporales de 4 u 8 hs, que hacen esperar al mensaje en cola hasta finalmente dejarlo llegar a destino. Esta dosificación forzada puede terminar bien, llegando a destino más tarde, o podría terminar mal: rebotando en forma definitiva por anti-spam (rebote "duro")